Mã số N2029: Bộ giải pháp mini-BPM tự động hóa và số hóa quy trình nghiệp vụ Doanh nghiệp — Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

Mini-BPM Pjtechs bước nhảy vọt cho Doanh nghiệp trên con đường số hóa quy trình nội bộ, cải thiện hiệu quả quản lý kinh doanh thông qua việc xây dựng chuỗi quy trình dựa trên hệ sinh thái sẵn có của doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm, linh hoạt, thân thiện mà vẫn đảm bảo độ bảo mật tuyệt đối.

*Hình 1 – mini-BPM PJtechs công cụ hỗ trợ đắc lực tự động hóa và số hóa quy trình Doanh nghiệp.*

Kích hoạt hệ sinh thái quy trình linh hoạt (agile workflows)

Trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp ở mọi quy mô, mọi ngành nghề, việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin luôn luôn được ưu tiên hàng đầu song song với tiến trình số hóa các quy trình nội bộ và xử lý dữ liệu thông tin doanh nghiệp.

Trong bối cảnh hiện tại, có thể nói đại dịch Covid-19 đã làm thay đổi toàn bộ cách thức vận hành nội bộ và quản trị doanh nghiệp, bắt buộc các doanh nghiệp phải tăng tốc chuyển đổi phương thức giao tiếp, truyền thông, xử lý quy trình nghiêp vụ, đồng thời thay đổi hoàn toàn cách thức xử lý công việc, các thủ tục trình ký, phê duyệt. Đây không chỉ là thách thức mà còn là cơ hội chuyển mình cho các Doanh nghiệp bởi những lợi ích ngoạn mục thể hiện qua sự linh hoạt, nhanh chóng, hiệu quả khi chuyển đổi từ quy trình giấy sang quy trình số là không thể chối bỏ.

Tuy nhiên, bài toán về một hệ sinh thái các quy trình số được tự động hóa một cách hiệu quả luôn là nỗi trăn trở cũng như không dễ dàng tìm ra đáp án hoàn toàn thuyết phục đối với các Doanh nghiệp. Bởi lẽ các quy trình tưởng chừng như đơn giản, nhỏ lẻ nhưng lại quản lý theo phương thức truyền thống đã tiêu tốn thời gian của hàng trăm, thậm chí hàng ngàn nhân viên trong tổ chức mỗi ngày.

Vậy tự động hóa quy trình không chỉ đơn giản là tiết giảm chi phí, mà còn giúp tăng hiệu suất làm việc cũng như tăng nhận diện và lòng trung thành của nhân viên trong một tổ chức chuyên nghiệp và minh bạch.

Mini-BPM PJtechs dựa trên nền tảng mã nguồn thấp (low code) cũng như tận dụng hệ sinh thái hạ tầng công nghệ thông tin bảo mật hàng đầu Microsoft sẵn có của Doanh nghiệp

Nhận thấy nhu cầu và nỗi trăn trở của các Doanh nghiệp, chúng tôi đã tiên phong cho ra đời một mini–BPM PJtechs – quản lý linh hoạt hệ sinh thái quy trình số trong toàn doanh nghiệp giúp tiết giảm chi phí, minh bạch trong vận hành, cải thiện năng suất lao động, và đặc biệt giúp xử lý các đơn hàng cũng như ra quyết định kinh doanh nhanh khi tất cả đều được đo lường, dữ liệu thông tin trực quan và minh bạch.

*Hình 2: mini-BPM PJtechs dụng hệ sinh thái hạ tầng công nghệ thông tin bảo mật hàng đầu Microsoft sẵn có của Doanh nghiệp.*

Mini-BPM PJtechs đem lại cải thiện về hiệu suất công việc

Mini–BPM PJtechs giúp cho việc quản lý năng suất làm việc trở hiệu quả hơn khi mọi thông tin trở nên nhất quán, các chỉ số hiệu quả công việc được đo lường chính xác và trực quan. Giờ đây, mỗi thành viên trong tổ chức được tự do làm việc tại văn phòng, làm việc bên ngoài hoặc tại nhà đồng thời các cấp quản lý vẫn có thể theo dõi sát sao sự hiệu quả trong công việc.

Không những thế, nhờ việc triển khai mini–BPM PJtechs mà quy trình quản trị theo mục tiêu công việc (MBO – Management by Objective) của mỗi Doanh nghiệp cũng được phát huy hiệu quả hơn.

Việc giảm thiểu tối đa các nghiệp vụ thừa, các nghiệp vụ trùng lặp giữa các phòng ban hoặc những phần nhiệm vụ không mang lại năng suất cao thông qua việc đơn giản hóa quy trình, từ đó chuyển các nhiệm vụ mang tính máy móc, lặp lại cho phần mềm, tập trung khai thác nhân lực và phát triển năng lực cốt lõi.

*Hình 3: mini-BPM PJtechs đem lại cải thiện đột phá về hiệu suất công việc.*

Việc cách tân và tận dụng hệ sinh thái nền tảng sẵn có của trong doanh nghiệp, đặc biệt là Microsoft Teams và Power Apps cùng với Microsoft 365, đã hỗ trợ việc biến ý tưởng kinh doanh và mong muốn yêu cầu nghiệp vụ nhanh hơn, chỉ bằng cách kéo thả nhằm tiết giảm chi phí đầu tư, tận dụng hạ tầng sẳn có của tổ chức và đồng thời mang lại lợi nhuận trên đầu tư (ROI) nhanh chóng và hiệu quả.

Nói một cách khác, một hệ sinh thái các quy trình sẽ bao gồm số hóa các quy trình thủ công lên quy trình kỹ thuật số, chuyển công việc bằng giấy sang công việc bằng số, linh hoạt trình, duyệt, chỉnh sửa và phản hồi.

Hơn thế nữa, các quy trình này được thực hiện đồng thời cùng lúc, trực tuyến (online) hay ngoại tuyến (offline), được đệ trình và phê duyệt trên tất cả các thiết bị.

Chúng tôi đã xây dựng, triển khai và vận hành 20+ quy trình bao gồm: quản lý văn bản, quản lý ngân sách, quản lý hợp đồng, quản lý chứng chỉ, quản lý công việc...

Hệ sinh thái quy trình hoàn toàn trên giải pháp đám mây, và được quản lý và bảo mật bởi Microsoft

Tài liệu được chỉnh sửa và lưu trữ như những file thông thường hoàn toàn trên Microsoft Office (Word, excel, Power Point)

Báo cáo sử dụng power BI phân tích và thu gom tất cả các nguồn dữ liệu khác nhau để có thể phân tích báo cáo, trực quan hóa và đặc biệt phân quyền cho những người có quyền truy cập vào dữ liệu.

Ngoài ra, mini–BPM PJtechs còn tăng cường tương tác với các thành viên liên quan thông qua nền tảng chat trực tuyến lớn nhất thế giới Microsoft Teams.

Tất cả trên một nền tảng

Cải tiến và thay đổi văn hóa và thói quen làm việc cũ.
Sử dụng một nền tảng duy nhất cho mọi công việc hàng ngày
Với sự tận dụng những nền tảng công nghệ quen thuộc, PJtechs đã cho ra đời một mini – BPM với sự kết nối toàn diện, tiện dụng, dễ dàng kết nối vào hệ thống sẵn có của Doanh nghiệp như CRM, ERP,
Thay đổi quy trình, thay đổi chính sách sẽ làm thay đổi quy trình phê duyệt số, điều này cũng được giải quyết
Với giải pháp kéo thả và thay đổi biểu mẫu trình duyệt e-Form

*Hình 4: Đồng bộ hóa mọi quy trình của Doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.*

Giao diện ứng dụng thân thiện và đa thiết bị

Mini–BPM PJtechs phát huy tối đa tính hiệu quả khi đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi từ người dùng: đăng nhập đa thiết bị, giao diện ứng dụng thân thiện và linh hoạt.

*Hình 5: Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng.*

Khi sử dụng mini–BPM PJtechs, người dùng được phép đăng nhập trên nhiều thiết bị cùng lúc nhưng vẫn đảm bảo tính xuyên suốt và tiến độ cập nhật công việc. Bên cạnh đó, việc giảm thiểu tối đa thời gian tải trang, giao diện được thiết kế dễ nhìn, dễ đọc, dễ tiếp cận luôn được chúng tôi ưu tiên hàng đầu.

Tính thân thiện của ứng dụng thể hiện rõ qua tác vụ việc linh hoạt điều hướng các tác vụ, hỗ trợ tìm kiếm các từ khóa liên quan đến các cụm từ người dùng thường xuyên truy cập.

Truy cập thông tin ở bất cứ đâu: Người dùng hoàn toàn có thể dễ dàng xem thông tin ở các thiết bị máy tính hay chiếc điện thoại thông minh có cài đặt Power BI mobile.

*Hình 6: Các tác vụ linh hoạt, dễ dàng tiếp cận cho mọi người dùng.*

Dữ liệu trực quan hóa, báo cáo theo thời gian thực bằng Power BI của Microsoft

Mini–BPM PJtechs hỗ trợ đắc lực trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên những báo cáo số liệu được phân tích trực quan dựa trên nền tảng Power BI - trực quan hóa với đa dạng biểu đồ, giúp dữ liệu trở nên sống động và dễ tiếp cận.

Power BI hỗ trợ kết nối với hàng trăm nguồn dữ liệu khác nhau khiến cho dữ liệu sống động với bảng điều khiển và báo cáo chi tiết. Nhờ lợi thế kết nối, mô hình hóa và khám phá dữ liệu dưới dạng các báo cáo trực quan có thể xuất bản và chia sẻ giúp cho các báo cáo tổng hợp của Doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo được tính bảo mật dữ liệu tốt.

Lợi thế phát triển quy trình mini-BPM PJtechs trên nền tảng sinh thái sẵn có của Doanh nghiệp khiến hành trình chuyển đổi số của giờ đây không còn là câu chuyện không tưởng nữa, với chi phí khiêm tốn nhưng vẫn đảm bảo được tính đồng bộ và hiệu quả cao, mini-BPM PJtechs sẽ là lời giải thỏa đáng cho những nhà Quản lý đang băn khoăn trong quá trình chuyển đổi số cho Doanh nghiệp của mình.

*Hình 7: Hỗ trợ báo cáo dữ liệu trực quan, sinh động bằng việc ứng dụng sức mạnh của Power BI*

Việc trang bị bộ giải pháp mini-BPM PJtechs tự động hóa và số hóa quy trình nghiệp vụ trong mỗi doanh nghiệp thực sự là một bước chuyển mình ngoạn mục đem lại hiệu quả trong kinh doanh và quản lý. Những chiến lược kinh doanh mới mẻ cùng tài nguyên con người sẽ tạo nên những bứt phá mới khi được kết hợp cùng trợ thủ quản lý đắc lực như mini-BPM PJtechs.