Khi chúng ta rời khỏi bàn làm việc để trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp và gọi điện thoại thẳng đến khách hàng, ta sẽ làm việc hiệu quả theo một cách khác.

Khoảng ba năm trước, công ty LaSalle Network của ông Tom Gimbel quyết định sẽ có một ngày làm việc trong tuần mà không sử dụng email. Vào ngày này, toàn bộ công ty sẽ không dùng email mà chỉ bật chế độ trả lời tự động.

Điều này đem lại những thành công nhất định và hiện tại công ty vẫn tiếp tục duy trì hoạt động này cứ mỗi quý một lần.

Tại sao chúng ta nên không sử dụng email cho cả một ngày?

Dù là cách giao tiếp nào với ai đi nữa, nhắn tin với bạn bè và đồng nghiệp qua các ứng dụng mạng xã hội hay gửi email cho khách hàng, đôi khi sẽ xảy ra những lỗi sơ suất không tránh khỏi.

Có nhiều trường hợp hai đầu của cuộc hội thoại hiểu lầm ý của nhau chỉ bởi người kia sơ ý gõ thêm dấu chấm cảm, khiến người còn lại nghĩ người kia đang bực mình về việc gì đó.

Những hiểu lầm nhỏ như vậy có thể phát sinh ra những vấn đề to lớn. Nhiều khi chúng ta phải mất cả ngày dài để suy nghĩ về thái độ hay ý nghĩ của khách hàng, không biết mình có viết gì khiến họ không vừa lòng hay không.

Công ty ngưng sử dụng email không chỉ giúp nhân viên tránh được những dằn vặt do hiểu lầm, mà còn giúp thúc đẩy được những cuộc gặp mặt và trò chuyện trực tiếp bằng lời nói với khách hàng, và nhân viên có thể phát triển được những khả năng về giao tiếp.

Sẽ làm điều này như thế nào?

Để khiến việc này diễn ra trơn tru và hợp lý với tất cả mọi người, chúng ta nên đặt ra một số nguyên tắc.

Thứ nhất là tránh đặt vào những ngày trùng nhau qua các tuần, tức là không chỉ diễn ra duy nhất vào thứ hai mà cần thay đổi sang các ngày khác, cũng cần xem qua lịch làm việc của từng người để giúp mọi người linh hoạt thích ứng được mà không gây khó khăn.

Thứ hai, thời gian ngừng sử dụng email là từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Sẽ có 20 phút nghỉ vào buổi trưa nhưng lúc này chỉ có thể kiểm tra thư mới và chỉ được trả lời nếu đó là trường hợp khẩn cấp.

Và thứ ba, nhân viên sẽ bật chế độ trả lời tự động với nội dung kiểu như sau để khách hàng chủ động làm việc qua điện thoại hay đến văn phòng gặp mặt trực tiếp.

Hôm nay là ngày không email ở LaSalle Network!

Chúng tôi khuyến khích giao tiếp và trao đổi hợp tác một cách trực tiếp. Tôi vẫn ở đây nhưng tôi sẽ không trả lời thư cho bạn, mà hãy gọi cho tôi ở số điện thoại này để được hỗ trợ.

Vào cuối ngày, chúng tôi sẽ họp mặt lại để nhận kết quả thu được từ nhân viên sau một ngày không sử dụng email.

Dĩ nhiên nó không hoạt động hoàn hảo như chúng ta mong đợi, sẽ có những người cảm thấy khó chịu và không hiểu tại sao chúng ta làm như vậy.

Nhưng nhìn chung nó tăng sự tương tác giữa các nhân viên với nhau và những khách hàng thân thiết khi biết được mục đích của việc này đều tỏ ý ủng hộ.

Chúng ta rút ra được điều gì?

Chúng ta tiến lên nhanh hơn. Nếu chúng ta cần liên lạc với khách hàng, ta không phải trả lời thư cho họ rồi đợi hàng tiếng đồng hồ để nhận được phản hồi tiếp theo, mà thay vào đó chúng ta sẽ nhấc máy điện thoại lên và nói chuyện trực tiếp.

Mọi vấn đề sẽ được giải quyết trong vài phút thay vì phải đợi hàng giờ hay thậm chí là cả ngày.

Xây dựng được mối quan hệ tốt hơn. Chúng ta vẫn sống và làm việc với các mối quan hệ, và cách giao tiếp trực tiếp qua điện thoại hay gặp thẳng mặt sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn bởi ta có thể xem được cảm xúc qua nét mặt hay tâm trạng qua giọng nói của người bên kia.

Mối quan hệ tốt sẽ được xây dựng từ những cuộc nói chuyện thân tình chứ không phải từ những bức email sáo rỗng.

Chúng ta sẽ sáng tạo hơn. Trò chuyện song phương trực tiếp sẽ giúp chúng ta sáng tạo hơn. Khi nói chuyện trực tiếp, ta dễ dàng phát hiện ra được những ý tưởng mới.

Nếu có một vấn đề khó khăn cần giải quyết, ta sẽ ngồi lại và cùng động não suy nghĩ để xử lý, ta sẽ có giải pháp nhanh hơn so với việc tạo một nhóm chat 5 người và thảo luận.

Chúng ta học hỏi nhanh hơn. Khi thảo luận vấn đề qua email, chúng ta sẽ nhanh chóng bị phai nhòa trong mắt của khách hàng, nếu công ty của chúng ta không có gì nổi trội, tên tuổi công ty sẽ bị chìm trong đầu của khách.

Nhưng nếu ta trực tiếp gọi điện thoại và bàn bạc về các vấn đề, khách hàng sẽ có ấn tượng tốt hơn vì nó cho thấy được công ty đang quan tâm đến khách hàng, và chúng ta xem khách hàng thật quan trọng. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

Chúng ta làm việc năng suất hơn. Trong suốt ba năm qua, ông Tom Gimbel vẫn chưa hết ngạc nhiên bởi nguồn năng lượng dồi dào của nhân viên trong ngày không email.

Mọi người đứng dậy, rời khỏi bàn mình mà tiến đến bàn đồng nghiệp để trao đổi, họ bắt máy nghe điện thoại với khách hàng và thảo luận với nhân viên khác trong công ty.

Và việc này khiến chúng ta năng suất hơn, ta có thể hoàn thành được mọi việc một cách nhanh chóng và tốt đẹp hơn.

Chúng ta vẫn phải chú ý về sức mạnh của giao tiếp trực tiếp đem lại. Mặc dù biết rằng cách này sẽ không thể áp dụng được với tất cả công ty, nhưng dù sao nó cũng là một phương pháp hay để các công ty thử nghiệm.

Dù là một ngày không email hay một ngày không sử dụng công nghệ cao, hãy tạo một sự khác biệt để đem lại năng lượng cao cho nhân viên trong công ty của bạn.

Quang Niên (Theo fastcompany)