Norm Brodsky, ông già doanh nhân đã từng phá sản công ty hơn trăm triệu đô rồi dựng lại mấy công ty khác lớn không kém, đã chia sẻ một lời khuyên rất thú vị trong cuốn “Túi khôn” của mình. Ông cho rằng trong những ngày đầu thành lập doanh nghiệp, người sáng lập nên tự tay ghi lại các khoản thu chi thật chi tiết để có cảm nhận về các con số. Sau nhiều năm khởi nghiệp, mình nhận ra đây là bí quyết sống sót rất quan trọng của startup. Ngày nay ít người còn chép tay như Norm nhưng việc hàng ngày đọc và cảm nhận những con số vẫn luôn là một việc những người sáng lập nên làm ngay từ những ngày đầu tiên.

Trước hết theo dõi tiền ra vào giúp các người sáng lập tạo thói quen ghi nhận các khoản thu chi trong doanh nghiệp. Đa số các người sáng lập mình tư vấn không lấy hoá đơn khi uống cafe hay ăn trưa.

Nhậu với đối tác xong còn hỏi hoá đơn có vẻ kém ga lăng nhưng mình lại rất thích những người như thế. Đó như là một dấu hiệu của sự chín chắn về nhận thức tài chính. Một hoá đơn cafe 200k, nếu đưa vào chi phí khi doanh nghiệp đang có lãi bạn có thể tiết kiệm được 40k tiền thuế thu nhập. Kể cả khi chưa có lãi, không giảm được thuế thì lấy hoá đơn đầy đủ cũng giúp bạn biết được chi phí thực chất của doanh nghiệp, phân biệt rõ được khoản nào chi cho công ty, khoản nào chi cho cá nhân.

Ngược lại, những người không có thói quen lấy hoá đơn ăn uống gần như chắc chắn sẽ không ghi nhận đầy đủ chi phí. Và đa phần sau này đều rất ngạc nhiên khi thấy chi phí thực của doanh nghiệp lớn hơn nhiều so với họ tưởng. Việc ghi nhận đủ chi phí là bước đi đầu tiên để một doanh nghiệp đạt chuẩn về tài chính kế toán.

Sau khi ghi nhận đầy đủ các khoản tiền thu chi, bạn hãy lập thói quen đọc danh mục thu chi hàng tuần hoặc hàng ngày. Lý tưởng nhất là kế toán cập nhật kịp thời lên phần mềm kế toán để người sáng lập có thể đọc được báo cáo tài chính cập nhật (nếu bạn nào gặp vấn đề cập nhận hoá đơn quá chậm inbox mình có giải pháp nhé).

Tiền như là máu của doanh nghiệp, hãy dành thời gian hiểu bản chất của từng dòng tiền ra vào, cái nào là chi cho marketing, cái nào chi cho bán hàng, cái nào chi cho quản lý, cái nào chi phí giá thành, cái nào chi cho thử nghiệm, cái nào thu từ hoạt động kinh doanh chính, cái nào là nguồn thu bất thường, cái nào là tiền của nhà đầu tư....Mỗi một giai đoạn phát triển, startup sẽ có những tỷ lệ phân bổ khác nhau trong thu chi. Hãy kịp thời phát hiện sự thay đổi của những tỷ lệ đó. Các con số thường phát tín hiệu sớm hơn những cảm nhận của bạn. Càng theo sát bạn càng phát hiện được sớm các vấn đề hoặc cơ hội để có những quyết sách đúng đắn trước khi quá muộn.

Cuối cùng, khi bám sát các con số, bạn có thể rút ra cho mình những chỉ số quan trọng cần phải theo dõi. Một người sáng lập đọc báo cáo quản trị thường xuyên sẽ mất khoảng 6 tháng để rút ra được vài ba chỉ số quan trọng nhất. Các chỉ số này thường chỉ báo sớm sự tăng trưởng hoặc sụt giảm doanh thu hoặc người dùng. hoặc khả năng học hỏi của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có 1 vài chỉ số khác nhau để theo sát. Ví dụ với 1 công ty B2B, một trong các chỉ số mình để ý là số lượng email hỏi hàng mới từ khách. Số này biến thiên khá tuyến tính với doanh thu tháng. Nắm được các chỉ số quan trọng, người sáng lập có thể cảm nhận được "huyết áp" của doanh nghiệp theo thời gian thực, sẽ điều hành sâu sát hơn và có cơ hội thành công cao hơn rất nhiều.

Vậy nên hãy tìm đọc cuốn "Túi khôn" của Norm, tập lấy hoá đơn đầy đủ và bắt đầu cảm nhận những con số từ thứ 2 tới nhé.

Hung Dang