Lúc đầu mới áp dụng 5S, ai cũng than "cực", nhưng lâu dần mọi người cũng thấm nhuần "văn hóa 5S" và tự nguyện tự giác thực hiện vì những hiệu quả mà nó mang lại.

Khi nhân viên thấm nhuần "văn hóa 5S"

Tốt nghiệp ĐH ngành Hóa phân tích, Võ Thị Mọng Trinh về làm việc tại phòng Phân tích Sắc ký - Trung tâm Dịch vụ Phân tích Thí nghiệm TP.HCM (CASE) đã được 6 năm.

Với nhiệm vụ phân tích dư lượng kháng sinh, hóa chất trong thực phẩm, nông thủy sản, thực phẩm chế biến, thức ăn gia súc, gia cầm, nguyên liệu dược phẩm, làm các mẫu nghiên cứu..., phòng Phân tích Sắc ký có nhiều máy móc, dụng cụ kiểm nghiệm. 

Công việc hàng ngày của Trinh khá bận rộn với việc phân tích hàng chục nền mẫu. Các mẫu kiểm nghiệm đều được chuẩn hóa bao bì, đánh mã số và sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp trong các rổ chứa được đặt trên kệ có đánh số thứ tự, có dán nhãn trực quan. Theo Trinh, việc sắp xếp khoa học như thế này giúp các thao tác nhanh chóng hơn và tránh được nhầm lẫn. 

Trinh chia sẻ, từ khi cơ quan áp dụng quy trình 5S, nơi làm việc gọn gàng, thoáng mát hơn nên hiệu quả làm việc cũng cao hơn, tâm trạng cũng vui vẻ, thoải mái hơn. 

“Lúc mới bắt đầu áp dụng 5S, mình cũng thấy hơi cực, vì cái gì cũng phải sắp đặt đúng vị trí, làm xong lúc nào phải dọn dẹp sạch sẽ, sắp xếp gọn ghẽ lúc đó. Nhưng rồi cũng thấm nhuần văn hóa “5S” và tự nguyện tự giác thực hiện vì những hiệu quả mà nó mang lại”. Ở cơ quan thành thói quen, về nhà Trinh cũng áp dụng luôn "5S tại gia" để giữ cho nhà cửa luôn gọn gàng, sạch mát... 

Đồng nghiệp cùng phòng với Trinh là chị Đặng Thị Kim Hằng, cũng có nhận xét tương tự. “Khi mới làm quen với 5S, mình thấy rất khó khăn vì cái gì cũng phải sắp đặt tỉ mỉ, theo thứ tự. Nhưng khi quen rồi thì thấy công việc thuận lợi hơn. Không gian làm việc sạch sẽ, thông thoáng, đồ đạc sắp xếp khoa học, gọn gàng cũng tạo không khí làm việc thoải mái hơn”, chị Hằng nói. 

Thay đổi diện mạo của Trung tâm

5S là phương pháp tổ chức, phát triển và duy trì một khu vực làm việc có hiệu quả theo 5 bước có tên viết tắt từ 5 chữ S trong tiếng Nhật là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke, được dịch ra sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. 5S là nền tảng cơ bản để loại bỏ lãng phí và liên tục cải tiến về chất lượng, năng suất, an toàn và hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp, tổ chức. 

Theo ông Lê Thành Thọ, Phó Giám đốc CASE, trước đây khi chưa áp dụng 5S, các mẫu xét nghiệm, thiết bị máy móc, hóa chất hay hồ sơ lưu trữ được để lung tung, không theo trình tự khoa học nào cả nên rất mất thời gian tìm kiếm, không gian làm việc vì vậy cũng bừa bộn ảnh hưởng đến năng suất lao động của nhân viên.

Năm 2017, khi vừa xây xong cơ sở mới, CASE đã quyết định áp dụng quy trình 5S với mục tiêu trở thành phòng thí nghiệm hiện đại, sạch sẽ, an toàn. Để triển khai, trung tâm đã mời đơn vị tư vấn đào tạo kiến thức cho toàn thể nhân viên, mua sắm các trang thiết bị cần thiết và tiến hành triển khai thí điểm từng bộ phận, tiến tới áp dụng toàn trung tâm.

Các quy trình cải tiến theo 5S được thực hiện bắt đầu từ sảnh tiếp đón với việc tổ chức phân luồng tiếp nhận khách hàng hợp lý, khoa học, bố trí các vật dụng phục vụ cho việc nhận mẫu, lưu trữ giấy tờ hồ sơ một cách gọn gàng, ngăn nắp. Các khu vực hay vật dụng lưu trữ đều có đánh dấu vị trí và ghi nhãn rõ ràng để dễ dàng nhận biết, sắp xếp. Những vật dụng dư thừa không cần thiết cũng được sàng lọc và loại bỏ.

Ông Thọ chia sẻ, khó khăn lớn nhất trong quá trình triển khai là thay đổi thói quen của người lao động. Tuy nhiên, nhờ kiên trì bền bỉ, đến nay toàn bộ các phòng ban tại CASE đã áp dụng chuẩn mô hình 5S.

“Việc áp dụng 5S giúp môi trường làm việc sạch sẽ thông thoáng, nhờ đó tâm lý nhân viên vui vẻ, thoải mái, ý thức tự giác cũng được nâng cao. Việc sắp xếp gọn gàng cũng góp phần giảm thời gian phân tích mẫu, tránh trễ mẫu, trễ hẹn với khách hàng”, ông Thọ nói.

Ngoài ra, việc áp dụng 5S còn giúp tiết kiệm, giảm bớt các chi phí dư thừa. Ví dụ, nếu cất giữ quá nhiều thứ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì nên khi cần, tìm không ra lại phải đi mua. Đối với hóa chất, nếu không sàng lọc kĩ mà mua tràn lan, không sử dụng lại tốn phí lưu trữ, bảo quản chưa kể liên quan đến vấn đề bảo vệ môi trường.

Những thay đổi này đã góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp của CASE, tạo ấn tượng tốt với khách hàng khi đến Trung tâm. Anh Nguyễn Thành Trung, công ty CP Thực phẩm Trung Sơn - một đối tác có hơn 10 năm giao dịch với CASE, cho biết: “Dịch vụ của CASE rất tốt, từ các khâu nhận hàng, trả kết quả đều nhanh chóng, chính xác. Trước đây, nộp mẫu cả tuần mới có kết quả thì nay chỉ còn 3-4 ngày”.

Có cùng nhận xét tương tự, anh Mai Bá Nghiệp, Công ty TNHH Đồ hộp Việt Cường, chia sẻ so với các trung tâm khác mà mình đi gửi mẫu, dịch vụ của CASE nhanh hơn, quy trình cũng khoa học hơn. "Từ khâu hướng dẫn đến đóng tiền đều nhanh gọn. Mình rất hài lòng và sẽ gắn bó với CASE nhiều hơn”, anh Nghiệp nói.

Hiện nay, các doanh nghiệp tại TPHCM muốn áp dụng mô hình này hoàn toàn có thể được hướng dẫn toàn bộ quy trình với sự hỗ trợ của Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng TPHCM và Trung tâm Phân tích Dịch vụ Thí nghiệm thuộc Sở Khoa học và Công nghệ TP. HCM.

Theo Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng TPHCM, mô hình 5S nếu được triển khai rộng rãi hơn tại nhiều doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động đáng kể. Những doanh nghiệp kiểu mẫu này sẽ được hỗ trợ kinh phí xây dựng, mở rộng các hệ thống quản lý, công cụ năng suất chất lượng cũng như được hỗ trợ về mặt truyền thông và tham quan, học tập các doanh nghiệp khác.

Phương Hà

Xem thêm