Mã số N2014 : Cấp nước Trung An - Di động hóa ứng dụng phục vụ quản lý, kinh doanh
Dữ liệu GIS đến thời điểm hiện tại của công ty cấp nước Trung An đã có đến hơn 330.000 đồng hồ nước và gần 3.500 km đường ống, chưa kể các thiết bị và vật tư trên mạng lưới.
Trực thuộc Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn - TNHH MTV, Công ty Cổ phần Cấp nước Trung An hiện đang quản lý công tác cung cấp nước cho địa bàn Quận Gò Vấp, Quận 12 và Huyện Hóc Môn.
Trong các năm trước 2012, việc quản lý mạng lưới cấp nước chỉ được thực hiện trên các chương trình CAD, còn công tác quản lý khách hàng chỉ sử dụng thiết bị handheld và các phần mềm quản lý theo phương thức đơn giản và cục bộ; từ đó dẫn đến các hạn chế như: quản lý không đồng nhất, việc cập nhật riêng rẽ, công tác tìm kiếm tra cứu, lưu trữ và thống kê dữ liệu gặp nhiều khó khăn, nhất là những thông tin do nhiều Phòng, Ban & Đội cùng có thông tin cập nhật.
Bên cạnh các trở ngại đó, việc quản lý mạng lưới cấp nước bằng chương trình CAD không thể liên kết được với thông tin khách hàng và đồng hồ nước, dẫn đến Công ty có nhiều hạn chế trong việc quản lý thông tin khách hàng và nâng cao dịch vụ khách hàng.
Với các khó khăn và bất cập như trên, lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên quyết tâm thay đổi phương thức quản lý theo hướng tiên tiến và thích ứng với công nghệ mới tiệm cận với sự phát triển của thế giới. Bắt đầu vào giữa năm 2012, Công ty đã đầu tư rất lớn về mặt chi phí và nhân lực để xây dựng 02 chương trình nền tảng là hệ thống Công nghệ thông tin Địa lý (TAWAGIS) và Hệ thống quản lý khách hàng. Đến cuối năm 2013, 02 chương trình trên đã hoàn thành và đưa vào sử dụng, trên cơ sở tích hợp việc xây dựng hệ thống liên kết dữ liệu chung toàn Công ty.
Đối với hệ thống TAWAGIS, đến giữa năm 2013 đã hoàn tất việc số hóa cập nhật dữ liệu, và xây dựng cơ chế tiếp tục cập nhật liên tục cho đến nay. Đặc biệt vào năm 2014, hệ thống đã được xây dựng tích hợp lên trang Web và thiết bị di động, làm nền tảng cho sự phát triển tiếp theo của các ứng dụng dịch vụ khách hàng. Dữ liệu GIS đến thời điểm hiện tại đã lên đến hơn 330.000 đồng hồ nước và gần 3.500 km đường ống, chưa kể các thiết bị và vật tư trên mạng lưới.
Như đã trình bày, song song với việc phát triển TAWAGIS, Công ty cũng đã mạnh mẽ đầu tư cho hệ thống ứng dụng phát triển khách hàng, đặc biệt theo phương hướng phát triển trên nền tảng công nghệ di động. Đến nay, hầu như tất cả các sự vụ thao tác ngoài hiện trường của nhân viên như ghi đọc chỉ số đồng hồ nước, thu tiền thanh toán hóa đơn, giám sát thi công, kiểm tra dịch vụ khách hàng, sửa chữa - duy tu, quản lý mạng lưới cấp nước…đều đã sử dụng và thao tác trực tiếp dữ liệu trực tuyến trên điện thoại di động, như trong mô hình dưới đây:
Ứng dụng giám sát thi công trên điện thoại di động hỗ trợ công tác nhận hồ sơ và cập nhật hoàn công trực tuyến ngoài công trường, tích hợp liên kết gởi vị trí đồng hồ trên Google Map hỗ trợ công tác cập nhật GIS.
Ứng dụng đọc số trên điện thoại di động cho phép nhân viên cập nhật thông tin chỉ số nước tiêu thụ trực tuyến, cập nhật hình ảnh đồng hồ nước trực tiếp hoặc theo các yêu cầu của người quản lý tại Công ty; tương tự đối với ứng dụng thu tiền, cho phép nhân viên truy cập thông tin hóa đơn trực tuyến, thông tin thanh toán liên kết trên ngân hàng điện tử hoặc các dịch vụ ví điện tử.
Ứng dụng quản lý kiểm tra & dịch vụ hỗ trợ nhân viên nhận hồ sơ yêu cầu kiểm tra hoặc điều chỉnh dịch vụ, nhân viên xử lý và gởi kết quả hay hình ảnh trực tuyến tại nhà khách hàng, không cần phải di chuyển để nhận và hoàn trả kết quả về lại Công ty.
Cũng tương tự, ứng dụng thay đồng hồ nước và sửa chữa duy tu sẽ giúp các nhân viên tu bổ sửa chữa thực hiện giao nhận hồ sơ, cập nhật tiến độ và hoàn công.
Bên cạnh đó, Công ty cũng đã phát triển riêng ứng dụng MyTawaco, là cầu nối giữa khách hàng với công ty trong việc trao đổi thông tin dịch vụ và tiếp nhận các yêu cầu.
Công tác thu tiền hóa đơn sử dụng nước.
Với việc sử dụng dữ liệu trực tuyến tại các ứng dụng trên điện thoại di động, cộng với việc tích hợp dữ liệu GIS trong công tác kinh doanh, đã đạt được hiệu quả rất cao trong công tác quản lý của Công ty, có thể kế đến như:
Giảm thời gian tác nghiệp của nhân viên, xác định vị trí nhà khách hàng trong thời gian ngắn nhất, giảm thời gian tác nghiệp do được thông tin trực tuyến về tình trạng đọc số, thanh toán hóa đơn, giảm thời gian di chuyển do phiên lộ trình trong kỳ đã được sắp xếp phiên lộ trình hợp lý, chủ động sắp xếp hoặc xác định hướng di chuyển.
Quản lý hiệu quả & khoa học, quản lý dữ liệu hiệu quả theo hướng kết nối tập trung dữ liệu, thông tin cập nhật tức thời, cập nhật quản lý dòng tiền thu trực tuyến, sử dụng tối ưu chi phí đã đầu tư cập nhật dữ liệu GIS và bản quyền đã được trang bị từ Tổng công Cấp nước Sài Gòn
Tăng dịch vụ khách hàng, hạn chế thấp nhất phản ảnh của khách hàng về các tình trạng dịch vụ, rút ngắn đáng kể thời gian từ lúc tiếp nhận thông tin yêu cầu đến lúc xử lý.
Phù hợp với xu thế phát triển, với số lượng hóa đơn giao dịch qua hệ thống thanh toán điện tử hiện nay lên đến gần 110.000 hóa đơn/tháng, hệ thống được xây dựng để tiệm cận và phù hợp với xu thế chung trong việc không sử dụng tiền mặt đang được triển khai mạnh mẽ tại Việt Nam.
Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn khó khăn và bất cập, từ vấn đề nhân lực, quy trình thể chế cho đến chi phí trang bị phần cứng; tuy nhiên với sự quyết tâm thực hiện của Ban Giám đốc Công ty, lãnh đạo các đơn vị trong Công ty và của các cán bộ công nhân viên nhiệt huyết, việc xây dựng các ứng dụng trên điện thoại di động đã được triển khai và ngày càng mang lại nhiều lợi ích cho hiện tại, cho tương lai lâu dài và hơn hết là cho sự phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty.