Mã số N2081: Ứng dụng google drive tạo form đăng ký và sử dụng trang tính để quản lý dữ liệu tuyển sinh 10 — Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

Hàng năm, khi thực hiện hướng dẫn học sinh đăng ký xét tốt nghiệp trung học cơ sở và đăng ký tuyển sinh lớp 10, đã làm cho cả giáo viên, học sinh và phụ huynh căng thẳng, mệt mỏi, mất khá nhiều thời gian mà độ chính xác thông tin của học sinh khi thực hiện viết đơn vẫn không cao, vẫn còn sai sót…. gây tốn kém nhất là thời gian, hạn chế thời gian dành cho giáo viên chủ nhiệm lớp 9 tư vấn cho học sinh và phụ huynh. Mặt khác phụ huynh luôn căng thẳng khi cứ phải vào trường để thực hiện lại viết đơn sai, viết lại đơn khi đổi nguyện vọng , xác minh thông tin cũng như nghe giáo viên chủ nhiệm tư vấn khi nguyện vọng lựa chọn không phù hợp.

Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng Google Drive tạo Forms đăng ký nguyện vọng tuyển sinh 10 và dung trang tính để quản lý dữ liệu tuyển sinh 10”. Trong hai năm học 2019-2020 và 2020-2021 đã được thử nghiệm, hoàn chỉnh để rút kinh nghiệm và giới thiệu cùng đồng nghiệp.

1. Hướng dẫn sử dụng Google Drive tạo Form đăng ký tuyển sinh lớp 10 và dùng trang tính để quản lý thông tin, dữ liệu của học sinh chuyển về trang tính sau khi đã đăng ký bằng Form.

Để có thể thực hiện chính xác việc in đơn xét tốt nghiệp trung học cơ sở và đăng ký tuyển sinh 10, cần phải thực hiện những công việc chuẩn bị trước khi Form đăng ký tuyển sinh trực tuyến được thực hiện thông qua website của nhà trường.

a. Kiểm dò thông tin cơ bản của học sinh

Ngay khi thông tin cơ bản của học sinh đã được tải lên phần mềm quản lý thi của Sở Giáo dục, cần thực hiện kiểm dò thông tin. Học sinh sẽ kiểm tra lại thông tin của mình, điều chỉnh thông tin sai trong giai đoạn này để đảm bảo khi học sinh sử dụng Form đăng ký trực tuyến sẽ không cần phải khai báo thông tin cá nhân lần nữa, hạn chế được sai sót về thông tin của học sinh.

b. Tạo trang tính trong Google Drive để chứa thông tin khi học sinh đăng ký thông qua Form được chuyển về

Bước 1:

Để tạo được Trang tính và Form trong Google Drive, ta cần đăng nhập vào tài khoản Gmail. Khi đã vào tài khoản (hộp thư Gmail) ta sẽ nhìn thấy biểu tượng trên góc phải, click chọn vào biểu tượng này sẽ cho thấy các sản phẩm của Google, trong đó có Drive. Ta chọn Drive.

Sau khi đã chọn Drive, ta sẽ được một giao diện của Drive như sau:

Bước 2

Tiếp tục chọn mục MỚI để có được chọn được Trang tính, từ đó có thể chứa dữ liệu học sinh đăng ký chuyển về.

*Hình ảnh chi tiết thao tác thiết lập Trang tính để chứa dữ liệu học sinh đăng ký.*

Bước 3

Sau khi đã có Trang tính, từ trong Trang tính, ta có thể chọn Tạo biểu mẫu (Form) như hình minh họa:

Bước 4

Sau khi chọn Tạo Biểu mẫu (Form), từ đây ta sẽ thiết kế một Form đăng ký các nguyện vọng trong tuyển sinh lớp 10.

Đây là Form được tạo ra nhằm giúp phụ huynh và học sinh đăng ký dễ dàng các nguyện vọng tuyển sinh lớp 10 mà không cần khai báo thông tin cá nhân (do đã được kiểm dò trước đây)

Sau đây là một số hình ảnh về một Form dùng để học sinh đăng ký trực tuyến thông qua Website của nhà trường.

*Hình ảnh Form đăng ký nguyện vọng tuyển sinh lớp 10.*

*Hình ảnh chi tiết một yêu cầu trong Form – Chọn tên HS đăng ký.*

Bước 5

Sau khi đã có Form đăng ký nguyện vọng tuyển sinh lớp 10, ta cung cấp đường link của Form này lên trang Website của nhà trường. Từ đây khi phụ huynh và học sinh khi thực hiện đăng ký các nguyện vọng tuyển sinh lớp 10, có thể vào trang Website của nhà trường để đăng ký.

Vì không hạn chế số lần đăng ký, nên học sinh và phụ huynh có thể đăng ký nhanh (trên thực tế dùng thử, khi đăng ký phụ huynh và học sinh chỉ thực hiện trong vòng 5 phút và thông tin sẽ được chuyển về Trang tính sau khi thực hiện nhấn nút GỬI), có thể thực hiện nhiều lần nếu muốn thay đổi nguyện vọng hoặc đăng ký sai và có thể đăng ký bất cứ lúc nào khi phụ huynh cảm thấy thuận tiện.

Khi phụ huynh hoặc học sinh đăng ký 3 nguyện vọng trực tuyến, trên Trang tính sẽ ghi nhận tất cả những lần đăng ký. Sau này khi xử lý thông tin trên Trang tính, người sử dụng có thể được gạn lọc thông tin được chuyển về, và dù học sinh có đăng ký bao nhiêu lần, thông tin được sử dụng chính thức chính là lần đăng ký có thời gian mới nhất. Tất cả các mẫu đăng ký trước đó sẽ được loại bỏ.

Ngoài ra, khi học sinh đăng ký 3 nguyện vọng trực tuyến thông qua Form, một lợi ích khác giúp người giáo viên chủ nhiệm có thể nắm bắt thông tin 3 nguyện vọng mà học sinh đăng ký. Khi đăng ký trực tuyến, chỉ cần yêu cầu khai báo địa chỉ mail của Giáo viên chủ nhiệm, thì người giáo viên chủ nhiệm nhận được Form phản hồi mà học sinh vừa đăng ký. Từ thông tin của Form phản hồi này, giáo viên chủ nhiệm có thể biết được lớp mình chủ nhiệm còn học sinh nào chưa đăng, đăng ký các nguyện vọng có phù hợp hay không, từ đó giáo viên chủ nhiệm có thể liên hệ phụ huynh để tiếp tục tư vấn chọn trường cho học sinh theo khả năng học tập, theo địa bàn cư trú cũng như theo tài chính gia đình.

2. Xử lý thông tin đăng ký nguyện vọng tuyển sinh của học sinh sau khi thông tin được chuyển về Trang tính.

- Như đã trình bày phần trên, tất cả thông tin 3 nguyện vọng học sinh đăng ký trực tuyến thông qua Form đăng ký sẽ được chuyển về Trang tính đã tạo trước đó. Công việc của người sử dụng là gạn lọc thông tin trùng lắp để loại bỏ, mà cơ sở là dựa trên mốc thời gian khi học sinh vào Website nhà trường để đăng ký trực tuyến. Quy định sẽ lấy lần đăng ký sau cùng (thời gian đăng ký mới nhất).

*Hình ảnh một trang tính đã chứa các thông tin sau khi đã đăng ký trực tuyến.*

- Sau khi đã loại bỏ, người sử dụng cần rà soát toàn bộ các mẫu tin đã đăng ký có hợp lệ hay không, nếu không hợp lệ (Như học sinh có học lực Khá lại đăng ký thi Chuyên; Sai mã định danh của học sinh dùng để đối chiếu khi chuyển về phần mềm quản lý thi của Sở Giáo dục), sẽ báo giáo viên chủ nhiệm liên hệ ngay với học sinh và phụ huynh và yêu cầu đăng ký lại.

- Sau khi đã rà soát toàn bộ thông tin các nguyện vọng mà những học sinh đăng ký và được chuyển về trang tính, công việc còn lại là đưa các nguyện vọng này vào File mẫu được xuất từ Phần mềm quản lý thi.

3. Xuất File mẫu đăng ký tuyển sinh 10 từ phần mềm quản lý thi của SGD. Đưa thông tin học sinh đã đăng ký vào File mẫu và chuyển về phần mềm quản lý thi.

- Như trước đây, theo cách đăng ký bằng viết đơn, sau khi các nguyện vọng học sinh đã đăng ký, giáo viên tin học sẽ nhập các nguyện vọng này vào phần mềm quản lý thi của Sở Giáo dục. Việc này chiếm khá nhiều thời gian (do mỗi học sinh nhập 3 nguyện vọng, chưa kể học sinh có thi trường chuyên phải nhập riêng) và dễ nhầm lẫn từ học sinh này học sinh khác khi thực hiện. Ngoài ra khi nhập thủ công dễ dẫn đến sai sót mà ta không phát hiện kịp thời.

- Trường hợp học sinh đăng ký 3 nguyện vọng bằng trực tuyến, và như phần 3 đã đề cập, thông tin 3 nguyện vọng sau khi đã được xử lý và được chứa trên trang tính. Công việc còn lại chỉ còn chuyển các nguyện vọng tuyển sinh 10 của học sinh đã đăng ký trực tuyến lên phần mềm quản lý thi của Sở giáo dục một cách nhanh chóng và chính xác.

- Để thực hiện được điều này chính xác và dễ dàng nhanh chóng, đầu tiên người quản lý cần đăng nhập vào phần mềm quản lý thi của Sở Giáo dục, trích xuất File mẫu Thi Tuyển 10 về bằng chức năng Xuất Excel File mẫu

*Hình ảnh đăng nhập vào phần mềm quản lý thi của SGD TP. HCM.*

- Đây là File mẫu dạng Excel đã có sẵn thông tin học tên học sinh, cấu trúc File, các chi tiết trên Trang tính này đã đươc định sẵn, do đó khi sử dụng không nên thay đổi cấu trúc bảng tính này để sau này có thể Import trở lai phần mềm quản lý thi mà không bị sự cố.

- Để thực hiện chuyển thông tin đăng ký 3 nguyện vọng của học sinh trên Trang tính giai đoạn này chính xác, ta thực hiện các bước sau:

Dùng hàm dò tìm (Hàm VLOOKUP) để trích xuất dữ liệu, so dò mã học sinh (mỗi học sinh Sở Giáo dục cấp 1 mã học sinh, không trùng lắp học sinh khác) từ File mẫu sang Trang tính, nếu trùng khớp mã của học sinh với nhau, khi đó ta sẽ rút thông tin 3 nguyện vọng từ Trang tính về File mẫu Excel vào đúng vị trí cần điền nguyện vọng.
Trong quá trình thực hiện, sẽ có lỗi do học sinh khi khai báo mã học sinh không chính xác. Khi đó, người sử dụng sẽ tìm thông tin khác như Lớp, Họ và tên học sinh …. để đối chiếu và lấy thông tin từ Trang tính về File mẫu Excel.
Sau khi đã hoàn tất dò tìm để trích ghi 3 nguyện vọng vào File mẫu. Công việc còn lại, ta đăng nhập phần mềm quản lý thi và chuyển dữ liệu từ File mẫu có chứa các nguyện vọng của học sinh đã đăng ký lên phần mềm quản lý thi bằng chức năng Nhập liệu từ Excel trên phần mềm quản lý thi. Sau khi thực hiện thao tác, cũng có nghĩa đã hoàn tất nhập liệu 3 nguyện vọng của học sinh vào phần mềm quản lý thi của Sở Giáo dục.

5. In ấn đơn xét công nhận tốt nghiệp THCS và đăng ký tuyển sinh 10.

Ở phần này, ta có thể dùng một file Word mẫu với nội dung là ĐƠN XÉT CÔNG NHẬN TỐT NGHIỆP THCS VÀ ĐĂNG KÝ TUYỂN SINH 10 (là phiếu đăng ký Tuyển sinh 10), dùng chức năng Maiilings trong Word với nguồn dữ liệu đã đưa lên cổng tuyên sinh 10 thực hiện in là thông tin trên File mẫu xuất từ cổng tuyển sinh.

KẾT QUẢ THỤC HIỆN

Những hiệu quả và lợi ích khi thực hiện đăng ký trực tuyến 3 nguyện vọng tuyển sinh lớp 10.

- Trong quá trình thực hiện, những hiệu quả và lợi ích đã được thể hiện rõ. Sau đây là những lợi ích thu được từ việc cho học sinh đăng ký trực tuyến:

Giảm nhẹ công việc của giáo viên chủ nhiệm 9, thầy cô sẽ không phải mất thời gian hướng dẫn học sinh viết đơn, không cần kiểm tra đối chiếu thông tin của học sinh trong đơn đã được in ra (vì thông tin đã được kiểm dò đợt 1 điều chỉnh chính xác trước khi thực hiện công tác cho học sinh đăng ký)
Giáo viên chủ nhiệm còn nhiều thời gian, tất cả thời gian này đều được tập trung vào công tác tư vấn cho phụ huynh và học sinh, định hướng cho học sinh chọn nguyện vọng phù hợp với sức học của mình.
Phụ huynh và học sinh được chủ động thời gian đăng ký (vì có thể đăng ký bất cứ lúc nào sau khi đã có sự lựa chọn nguyện vọng cho học sinh); Có thể đăng ký nhiều lần nếu như trước đó khi đăng ký có sự lựa chọn nguyện vọng không hợp lý.
Thông tin được chuyển về nhanh chóng, giáo viên chủ nhiệm cũng nhận được thông tin do học sinh đăng ký. Từ việc nhận thông tin này, giáo viên chủ nhiệm sẽ nắm bắt kịp thời học sinh lớp mình đăng ký, nắm được số lượng chưa đăng ký, số lượng học sinh đăng ký với 3 nguyện vọng không phù hợp … từ đó giáo viên chủ nhiệm kịp thời tư vấn hoặc mời phụ huynh vào trao đổi thêm và định hướng nghề cho học sinh và phụ huynh.
Form đăng ký trực tuyến dễ thực hiện, cả phụ huynh lẫn học sinh có thể đăng ký dễ dàng, dễ thao tác.
Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức. Đảm bảo độ chính xác cao khi nhận thông tin của học sinh và chuyển lên Phần mềm quản lý thi của Sở giáo dục.
Tâm lý của giáo viên, phụ huynh và học sinh thoải mái khi vào đợt đăng ký. Không còn hiện tượng căng thẳng và bực dọc của phụ huynh khi được mời vào trường điều chỉnh đơn hoặc thông tin do học sinh viết sai