Mã số N2033: Hệ thống giám sát “bán trực tuyến” tại bệnh viện Nhi đồng 1
Triển khai theo Quyết định số 7051/QĐ-BYT ngày 29/11/2016 của Bộ Y tế về việc xây dựng các chỉ số đo lường chất lượng bệnh viện, Bệnh viện Nhi đồng 1 đã xây dựng bộ chỉ số chất lượng liên quan đến hoạt động tuân thủ quy trình kỹ thuật chung toàn diện cho nhóm bác sĩ và điều dưỡng; chỉ số khảo sát hài lòng của người bệnh.
Chỉ số đo lường chất lượng bệnh viện là một công cụ để đo lường các khía cạnh chất lượng dịch vụ khám bệnh và chữa bệnh, đồng thời là cơ sở thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng.
Thay thế quy trình giám sát thủ công
Trước năm 2016, hoạt động giám sát các quy trình kỹ thuật của điều dưỡng do các điều dưỡng trưởng thực hiện hằng ngày trên các bảng kiểm bằng giấy. Mỗi ngày họ chỉ thực hiện giám sát được trong giờ hành chính với số lượng khá ít < 10 mẫu/ khoa lâm sàng và trong giờ trực đêm là 3 mẫu/ngày. Các bảng kiểm giám sát được lưu giữ tại các khoa và phòng Điều dưỡng, tuy nhiên chưa được các khoa, phòng nhập liệu tính toán như một chỉ số để các khoa, phòng điều dưỡng có những giải pháp can thiệp kịp thời.
Ngoài ra, hằng năm khi bệnh viện tổ chức đánh giá bệnh viện vào tháng 6 và tháng 12, cần thực hiện khảo sát hài lòng nhân viên tại các khoa, phòng về các hoạt động của các khoa xét nghiệm, các phòng chức năng cũng cần thực hiện khảo sát trên các bảng giấy, sau đó nhập liệu và phân tích nên thường tốn nhân lực và thời gian để nhập liệu và phân tích số liệu.
Năm 2016, sau khi các chỉ số chất lượng được ban hành và nhằm tiết kiệm nhân lực giám sát, nhập liệu, chi phí in giấy khảo sát, không gian lưu trữ hồ sơ giám sát, khảo sát… và tối ưu hóa hoạt động giám sát của lãnh đạo khoa, phòng, nhóm nghiên cứu đã xây dựng, số hóa và phát triển các bảng kiểm dựa trên ứng dụng giám sát sử dụng nền tảng ONA/Enketo. Việc vận hành sẽ thông qua máy tính bảng (hoặc điện thoại thông minh) được cài đặt trên hệ điều hành Android trong điều kiện KHÔNG KẾT NỐI internet với giao diện Web bằng Enketo và giao diện điện thoại/ máy tính bảng bằng ứng dụng Opendatakit (ODK).
Năm 2016, triển khai áp dụng cho 26 quy trình kỹ thuật của điều dưỡng và bộ câu hỏi khảo sát hài lòng người bệnh ngoại trú. Đến nay, đã triển khai nhân rộng cho các hoạt động an toàn người bệnh như báo cáo sự cố (01 bảng kiểm), giám sát an toàn phẫu thuật – thủ thuật xâm lấn (04 bảng kiểm), 10 quy trình kỹ thuật của bác sĩ, giám sát tuân thủ vệ sinh tay của khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn, giám sát chương trình phòng ngừa ngã (04 bảng kiểm); khảo sát văn hóa an toàn người bệnh của Sở y tế TPHCM, hoạt động quản lý cấp phòng (03 bảng kiểm). Dữ liệu được xử lý theo dõi hàng ngày và báo cáo hàng tuần nhằm kịp thời phân tích các khuynh hướng chỉ số giúp cho các phòng chức năng theo dõi, cũng như các khoa theo dõi mức chất lượng của khoa mình và có hoạt động cải tiến phù hợp, đúng trọng tâm.
Sáng kiến là dạng kết hợp giữa sản phẩm và quy trình quản lý. Chúng tôi ứng dụng giám sát dựa trên nền tảng web-based của ONA/Enketo với mã nguồn mở để thu thập và quản lý dữ liệu dựa trên các biểu mẫu excel. Hiện nay đang dùng máy tính bảng hệ điều hành Android có cài đặt phần mềm ONA/Enketo, máy tính bàn hay máy laptop, đường truyền internet để gửi và nhận dữ liệu và thay thế các biểu mẫu trên giấy.
Bên cạnh đó, các bảng kiểm giám sát chi tiết cho từng quy trình kỹ thuật trên giấy được số hóa sang excel với giao diện đa dạng, tiện lợi giúp người dùng có thể thực hiện khảo sát một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các dữ liệu được truy xuất dưới các định dạng excel, csv… nhằm phân tích theo các yêu cầu của nhà quản lý.
Nhóm nghiên cứu số hóa các bảng kiểm trên file excel, xây dựng các biểu mẫu và lập công thức tính chỉ số, áp dụng các biểu đồ run chart – control chart cũng như xuất báo cáo tự động hàng tuần cho các điều dưỡng trưởng có thể theo dõi, phát hiện các yếu tố đặc biệt để thường xuyên thực hiện cải tiến dựa trên chỉ số.
Phần mềm giám sát nhiều tính năng và tiện ích vượt trội
1. Đáp ứng nhu cầu quản lý của các phòng chức năng:
- Có nguồn dữ liệu giám sát về tuân thủ quy trình kỹ thuật thường xuyên từ các khoa.
- Trong quá trình giám sát, bộ phận giám sát sẽ sử dụng thiết bị giám sát thực ngay tại thời điểm nhân viên thực hiện quy trình kỹ thuật.
Dữ liệu sẽ được gửi về nhà quản lý ngay lập tức khi thiết bị giám sát được kết nối internet giúp tiết kiệm công nhập liệu, cũng như chi phí in các biểu mẫu. Tổng số cỡ mẫu thu thập được hàng tuần như sau:
- Đảm bảo tính liên tục của việc gửi dữ liệu: Ứng dụng giám sát có thể sử dụng trong điều kiện máy tính bảng hay điện thoại KHÔNG KẾT NỐI Internet, trong khi các biểu mẫu trên Google Form, Microsoft form, jotForm… yêu cầu bạn phải thực hiện trực tuyến. Vì vậy dữ liệu khảo sát luôn được lưu trữ sẵn trên hệ thống, sẽ tự động gửi đi khi có kết nối mạng nên không sợ bị mất dữ liệu, phải tốn công nhập lại.
- Các biểu mẫu được xây dựng trên excel khá đơn giản trong vòng < 30 phút; có thể cập nhật tức thời trên các thiết bị di động.
- Được sử dụng miễn phí nếu nhu cầu sử dụng ở mức độ vừa phải, nếu mở rộng quy mô sử dụng lớn chỉ cần trả phí với mức giá chấp nhận được (200 USD/1 tháng) do được tích hợp nhiều ứng dụng khác (50 ứng dụng).
2. Báo cáo quản trị đa dạng:
- Thông tin nhanh, kịp thời, hỗ trợ dễ dàng việc truy xuất dữ liệu.
- Hỗ trợ các thống kê cơ bản ngay trên giao diện phần mềm: số ca tuân thủ, số khoa thực hiện giám sát…
- Hỗ trợ xuất báo cáo theo mẫu chỉ số tuân thủ và dashboard của phòng chức năng.
3. Tốc độ truy xuất nhanh, nhiều tính năng, nhiều tiện ích vượt trội:
- Bạn có thể thực hiện khảo sát trên các thiết bị điện thoại thông minh hay máy tính bảng dùng hệ điều hành Android.
- Người sử dụng, thiết lập bảng kiểm và xử lý số liệu không cần có kiến thức am hiểu về ngôn ngữ lập trình mà chỉ cần biết sử dụng excel là có thể tự mình thiết kế và điều chỉnh cách thức sử dụng phù hợp.
Giao diện phân tích các dữ liệu do nhà quản lý thiết lập sẵn công thức tính toán cho các điều dưỡng trưởng khoa.
- Giao diện hiển thị trên ONA/Enketo đa dạng, thân thiện người dùng, dễ sử dụng với nhiều tính năng ưu việt như: câu hỏi đa dạng, tạo bước nhảy tốt, có thể chèn hình ảnh, video, ẩn câu hỏi, tạo chú thích cho câu hỏi, định vị GPS và xem được thời gian thực hiện thực tế, đa dạng cách trình bày câu hỏi và đáp án trả lời thân thiện, xem nhanh kết quả chỉ số, …
- Phát triển, theo dõi và phản ánh chính xác hệ thống các chỉ số chất lượng một cách dễ dàng trên các dữ liệu được giám sát từ các khoa, phòng.
Biểu đồ chỉ số tuân thủ Quy trình kỹ thuật chung năm 2019
Biểu đồ chỉ số tuân thủ thông tin tư vấn cho người bệnh nội trú
Biểu đồ tuân thủ cảnh báo sàn trơn của các đơn vị vệ sinh tại các khoa.
4. Sản phẩm được đăng ký bản quyền:
Sản phẩm được đăng ký bảo hộ bời Cục bản quyền sở hữu trí tuệ năm 2019.
Bệnh viện Nhi đồng 1 cho biết ứng dụng này có thể dùng tham khảo miễn phí và thân thiện với người sử dụng, vì vậy hoàn toàn có thể nhân rộng cho tất cả các bệnh viện trong toàn hệ thống y tế từ cấp trung ương đến cả tuyến trạm y tế phường/ xã.
Ngoài ra, sản phẩm còn có thể ứng dụng rộng rãi ở các chuyên ngành khác như giáo dục, khảo sát khách hàng…
Tháng 01/2019, nhóm đã hướng dẫn triển khai áp dụng thử hoạt động giám sát quy trình kỹ thuật điều dưỡng tại Bệnh viện đa khoa Bình Dương và Bệnh viện đa khoa khu vực Cai Lậy.
Thông tin
| Tên tác giả | Lê Minh Lan Phương |
| Địa chỉ | Phòng Quản lý chất lượng, Bệnh viện Nhi đồng 1 |
| Điện thoại | 0918398186 |
| phuonglml@nhidong.org.vn |
Đơn vị tài trợ
