Hướng dẫn sử dụng phần mềm AI ‘Bảng tổng hợp’ mới của Google sheet

Một phần mềm AI mới ứng dụng vào Google sheet gọi là ‘Bảng tổng hợp’ (Pivot table) mới được Google cho ra mắt, giúp người dùng có thể dễ dàng và tiết kiệm thời gian khi xuất số liệu từ một bảng tính excel mà không phải dùng hàm tính.

Excel là chương trình xử lý bảng tính và xây dựng các số liệu thống kê trực quan mạnh mẽ nhất hiện nay. Tuy nhiên, người thống kê dữ liệu trên Excel còn gặp rất nhiều khó khăn bởi họ phải gõ rất nhiều hàm tính dài và phức tạp mới có thể xuất được ra báo cáo.

Một ví dụ nhỏ dưới đây, người dùng cần phải xuất ra từ bảng tổng hợp số hoa quả từ Trung Quốc có giá bán hơn 400 ngàn đồng và phải đạt chỉ tiêu:

Đối với Excel, chúng ta cần phải gõ một hàm tính rất dài và phức tạp là:

=COUNTIFS(C2:C16, "Trung Quốc", D2:D16,">400.000", E2:E16, "Đạt")

Tuy nhiên với phần mềm mới trên Google sheet, chúng ta chỉ cần click chuột như dưới đây mà thôi:

Bằng cách tích hợp nhiều hàm tính như "Sum, Countif, Countifs, Date, If", phầm mềm AI "bảng tổng hợp" mới này của Google sẽ giúp mọi người không còn gặp nhiều khó khăn trong việc xuất báo cáo hay tổng hợp thông tin trong Excel nữa.

Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng một số tính năng mới của Google sheet.

Bước 1: Tạo ra bảng tổng hợp

Khi đã có một bảng dữ liệu trong Google sheet, bạn sẽ ấn vào phần dữ liệu rồi chọn bảng tổng hợp.

Trong bảng tổng hợp sẽ có một cột có tên "Trình chỉnh sửa bảng tổng hợp", các bạn sẽ lần lượt chọn giá trị "Hàng" và "Cột" theo mục đích xuất báo cáo. Trong ví dụ dưới đây, hàng sẽ là "Tên hoa quả" và "Cột sẽ là "Nơi nhập".

Bước 2: Thêm giá trị

Tiếp theo, các bạn sẽ thêm giá trị trên trình chỉnh sửa bảng tổng hợp, ở đây chúng ta sẽ thêm cột "Tiền bán được" vào phần giá trị.

Chúng ta vẫn có thể thêm dữ liệu vào các mục hàng, cột đã chọn, ở đây chúng ta sẽ thêm phần "Đạt/Không đạt" vào mục "Hàng", nơi đã có dữ liệu về "Tên hoa quả".

Bước 3: Chỉnh sửa bộ lọc

Đây là nơi bạn sẽ lựa chọn những giá trị cần thiết để xuất báo cáo do đó bước này chính là phần quan trọng nhất trong bảng tổng hợp.

Ở đây chúng ta sẽ lựa chọn những loại quả có tiền bán được trên 400.000 đồng. Bạn chỉ cần thêm mục "Tiền bán được" vào bộ lọc rồi bắt đầu tích hoặc bỏ tích các giá trị không cần thiết.

Bước 4: Xuất chi tiết một loại dữ liệu

Sau khi lọc xong dữ liệu, bạn có thể click chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong phần giá trị, màn hình sẽ hiện thị mục "Hiển thị chi tiết".

Ở đây chúng ta sẽ thử xuất chi tiết về quả dừa và các loại quả nhập từ Trung Quốc.

Bước 5: Xuất biểu đồ

Nếu như báo cáo của bạn yêu cầu phải có biểu đồ, bạn chỉ cần ấn vào phần "Khám phá" ở góc dưới bên phải Google sheet tại bảng dữ liệu. Tại đây, Google đã cung cấp một loại biểu đồ từ dữ liệu bạn nhập vào vì thế bạn chỉ cần chọn biểu đồ bạn muốn mà không cần phải tự vẽ như trên excel.

Với những tính năng mới này của Google sheet, người dùng sẽ không còn phải đánh những hàm tính dài ngoằng và phức tạp nữa. Thay vào đó, việc làm duy nhất chỉ là click chuột là bạn đã có ngay một bản báo cáo với những số liệu hoàn chỉnh rồi.

Bảo Trung