Chuyển 100% sang tài liệu số chưa hẳn đã tốt

Bạn có thể đang mơ về một giải pháp cắt giảm hoàn toàn lượng giấy sử dụng, đặc biệt nếu như bạn vừa đọc xong một bài viết “hoành tráng” nào đó trên các trang blog về lối sống tối giản và hiệu quả.

Quá hay phải không khi bạn vừa tiết kiệm được không gian, không phải quan tâm đến các kệ sách vướng víu kia, cũng không cần giữ lại các giấy tờ cũ kĩ làm gì. Bạn còn cứu được rất nhiều cây nữa.

Nhưng vấn đề không đơn giản như thế. Bạn không thể ngay lập tức phủ nhận một phương thức lưu trữ đã tồn tại hàng ngàn năm qua. Không phải ngẫu nhiên mà nó vẫn tồn tại cho đến bây giờ, và có rất nhiều lý do thuyết phục bạn tiếp tục trung thành với nó.

Đọc qua màn hình không tốt như ta nghĩ

Chúng ta đều biết cảm giác được cầm một cuốn sách trên tay khác rất nhiều so với việc đọc sách qua màn hình. Nhưng trải nghiệm đọc sách không dừng lại ở xúc giác hay mùi sách.

Trong quyển “Trí tuệ giả tạo - Internet đã làm gì chúng ta” (The Shallows: What The Internet is Doing to Our Brains), tác giả Nicholas Carr lý giải rằng “sự chuyển đổi từ giấy sang màn hình không chỉ thay đổi cách chúng ta đọc.

Nó còn ảnh hưởng đến mức độ tập trung và sự chuyên sâu trong quá trình đọc sách.”

Chúng ta dễ bị mất phương hướng khi phải đọc quá lâu trên màn hình. Rất khó để hình dung ta đang ở đâu trong cuốn sách. Chúng ta cũng không thể lật nhanh những trang trước để tra cứu thông tin, cũng như không thể ghi chú lên sách. Chúng ta cũng bị phân tâm bởi các siêu liên kết (hyperlink) cũng như các thông báo từ Facebook.

Tất cả những điều này vô hình trung làm giảm chất lượng của việc đọc sách, ngăn cản việc hình thành các liên kết thần kinh cần thiết để tiếp nhận và ghi nhớ thông tin. Điều đó không có nghĩa là đọc sách điện tử không có lợi, song không thể phủ nhận lợi ích của việc đọc sách giấy mà chúng ta dễ dàng bỏ qua.

Ác mộng của việc chuyển đổi

Bạn chắc chắn sẽ đối mặt với tình huống phải chuyển các giấy tờ cũ từ 15 năm trước sang định dạng điện tử. Hãy dừng lại trước khi quá muộn! Không đáng để bạn phải bỏ thời gian scan tất cả chúng lên máy như vậy. Thay vào đó, hãy bỏ tất cả vào hộp, cất vào kho và chỉ lấy ra khi cần thiết.

Giấy gửi gắm thông điệp mạnh hơn

Một nghiên cứu của Temple University đã so sánh hiệu quả giữa hai hình thức marketing in ấn và marketing kĩ thuật số. Kết quả cho thấy người đọc dễ tiếp nhận các thông tin trên giấy hơn. Điều đó mang lại cảm xúc nhiều hơn, dễ ghi nhớ nội dung hơn và dễ tác động đến quyết định của người đọc.

Kết quả này được thể hiện rõ hơn với các nội dung mang tính cá nhân. Đó là lý do thiệp cưới hầu như không được gửi qua mail. Đó là lý do chúng ta vẫn hào hứng khi nhận được thư viết tay hay cầm trên tay cuốn album hình. Các ‘giá trị hữu hình’ vẫn có sức nặng hơn ‘giá trị vô hình’.

Đồng ý rằng truyền thông kĩ thuật số đang lên ngôi, nhưng điều này vô tình lại làm mất đi sự tương tác về mặt cảm xúc. Nếu bạn cần hiệu quả cao hơn, hãy quay lại với phương thức truyền thống.

Một dòng thư viết tay đôi khi còn tốt hơn một tin nhắn Facebook. Gửi ai đó một tấm hình đôi khi còn tốt hơn một file JPEG trên máy.

Giải pháp xanh?

Một số người cho rằng việc loại bỏ giấy hoàn toàn sẽ giúp bảo vệ môi trường sống. Nhưng điều này không hoàn toàn đúng. Giấy là một trong các sản phẩm bền vững đúng nghĩa mà chúng ta có thể có, nhất là khi ngày càng nhiều xí nghiệp sản xuất cam kết các mô hình đảm bảo việc sản xuất giấy thân thiện với môi trường.

Các ngành công nghệ, trong đó có lĩnh vực lưu trữ đám mây, trong khi đó lại tiêu tốn rất nhiều tài nguyên để sản xuất điện. Nhiều cánh rừng đã bị chặt cho quá trình khai khoáng, gây nên những hậu quả khôn lường với môi trường như sự biến đổi khí hậu.

Thế nên, nếu bạn nghĩ kĩ thuật số là một ‘giải pháp xanh’, hãy xem lại.

Nghi vấn về vấn đề bảo mật

Nhiều người nghĩ tài liệu điện tử sẽ có độ bảo mật cao. Thế nhưng thực tế lại cho thấy các tài liệu này dễ dàng bị sao chép, chia sẻ, đánh cắp hay phá hủy.

Dữ liệu của bạn luôn luôn trong trạng thái nguy hiểm nếu bạn không sao lưu thường xuyên, ví dụ như sao chép dữ liệu ra thành nhiều bản và lưu trữ một bản sao ở một nơi khác. Nếu không, bạn sẽ bị mất hết hoàn toàn dữ liệu khi ổ cứng bị hỏng, bị đánh cắp thông tin khi tài khoản bị lộ, bị mất mật khẩu. Đấy là chưa kể đến việc giả mạo danh tính.

Với tài liệu giấy thì chỉ có một mối nguy lớn nhất là lửa. Thông tin trên giấy không dễ bị đánh cắp cũng như sao chép (mặc dù giấy có thể bị ăn mòn), nhất là khi bạn có phương pháp chống cháy cho các tài liệu quan trọng.

Bài toán chi phí

Hãy cân nhắc đến các khoản phí bạn phải thường xuyên chi trả khi lưu trữ thông tin trên máy.

Dịch vụ lưu trữ của bạn có thể miễn phí, nhưng bạn sẽ luôn nhận được các yêu cầu nâng cấp để được sử dụng dịch vụ cao cấp hơn. Bạn cũng có thể phải mua thêm ổ cứng ngoài để lưu lại đầy đủ hoặc sao lưu dữ liệu. Ngoài ra, hệ thống cũng đòi hỏi bạn cập nhật thường xuyên để đảm bảo hoạt động của mình.

Bạn cũng có thể muốn sử dụng các ứng dụng như Evernote để lưu lại các ghi chú của mình, và nếu bạn cần thêm các tính năng khác, bạn sẽ phải trả tiền hàng tháng. Lại thêm một khoản phí khác cộng dồn vào cuộc sống “không giấy” của bạn.

Đôi khi giấy tờ lại là cách tốt nhất

Có rất nhiều lý do cho thấy bạn không cần phải loại bỏ giấy hoàn toàn. Môi trường không đảm bảo hơn, bảo mật có thể kém đi, trải nghiệm không được như trước còn chi phí thì lại đội thêm.

Giả sử bạn có thể giảm 50% lượng giấy sử dụng, có thể 80%, nhưng không đáng để bỏ luôn 20% còn lại.

Trong nhiều công việc, giấy tờ là công cụ hiệu quả nhất. Đó là lý do vẫn còn rất nhiều người viết bài và ghi nhật kí vào sổ tay, và giấy ghi chú nhỏ vẫn còn rất phổ biến. Đó là lý do sách vẫn chưa chết hẳn, là lý do vì sao giấy bút vẫn là cách tốt nhất để ghi chú.

Thế nên nếu bạn đang muốn loại bỏ đống giấy tờ ra khỏi cuộc sống của mình, đừng quên những lý do trên đây. Hãy hỏi bản thân “Điều này có đáng không?” trước khi đưa tất cả tài liệu của mình lên máy.

Theo bạn, tài liệu nào vẫn phải được lưu trữ bằng cách truyền thống? Và liệu các lợi ích trên đây có thật sự có lợi hay chúng ta chỉ đang ngộ nhận?

Hiệp (Theo makeuseof)