Một CEO học được bài học về quản trị khi nghỉ phép

Aytekin Tank muốn nghỉ phép làm cha ba tháng. Anh không thể ngờ rằng quãng thời gian nghỉ phép này đã giúp anh thành một nhà lãnh đạo tốt hơn.  

Có con làm cuộc sống của bạn thay đổi, và đối với Aytekin Tank, nhà sáng lập kiêm CEO của trang web chuyên cung cấp các bản mẫu JotForm, việc này còn thay đổi cả công ty của anh nữa.

Trước đó Tank cũng đã tránh không áp dụng hệ thống quản lý truyền thống theo kiểu từ trên xuống dưới với các phòng ban và bộ phận khép kín, mà anh tạo ra các nhóm chức năng chéo nhỏ, trong đó mọi người đều biết đến toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm.

Khi anh và vợ chuẩn bị đón đứa con thứ hai ra đời, Tank quyết định mở rộng vai trò của nhân viên hơn nữa. Anh đào tạo một phần trong số 75 nhân viên để tiếp quản ‘công việc CEO’ của chính mình trong khi anh nghỉ phép làm cha ba tháng.

“Tôi không muốn mình thực ra chỉ chuyển từ làm việc tại công ty sang tình trạng làm việc tại nhà. Tôi dự định dành toàn bộ khoảng thời gian quan trọng này cho gia đình, chơi với con nhỏ 2 tuổi rưỡi, và kết nối với em bé mới sinh”, Tank cho biết.

CHUYỂN GIAO NHIỆM VỤ

Tank bắt đầu chuẩn bị mọi việc ở công ty từ giai đoạn vợ còn mang bầu. Anh xem lại những công việc hàng ngày của mình để xác định liệu chúng có thể được ủy nhiệm cho người khác, hay để hệ thống tự động xử lý được không.

“Ví dụ, việc tuyển dụng trước đây hầu hết là do tôi làm”, anh nói. Sau đó anh nhanh chóng ủy nhiệm việc này cho giám đốc tác nghiệp (COO).

Phân tích lịch trình làm việc hàng ngày cũng giúp Tank nhận ra rằng khá nhiều việc anh đang làm là bởi vì công ty còn nhỏ và những việc đó không có trong bất cứ nhiệm vụ công việc của vị trí nào hết.

“Chẳng hạn như chu trình phát hiện lỗi bảo mật là do tôi thực hiện”, anh nói.

Anh chuyển nhiệm vụ đó sang một trong những nhân viên phát triển phần mềm có chuyên môn và trách nhiệm cao về bảo mật.

Một ví dụ khác là phần đánh giá thiết kế các thay đổi sản phẩm.

“Vì là người luôn hướng trọng tâm vào sản phẩm, nên khâu đánh giá về những thay đổi trước nay đều do tôi trực tiếp đảm nhiệm. Và giờ thì phần đánh giá này đã được ủy quyền cho giám đốc thiết kế sản phẩm mới của chúng tôi", anh cho biết.

Tank đào tạo từng nhân viên một, chỉ dẫn cách thức thực hiện, sau đó làm cùng nhân viên để đảm bảo người đó đã nắm rõ điều gì công việc yêu cầu.

Với một nhiệm vụ có nhiều bước biến động, anh chia theo từng bước trên Google Docs.

“Sau đó tôi quan sát cách nhân viên thực hiện nhiệm vụ, nếu cần giúp đỡ, tôi sẽ can thiệp và đưa lời khuyên hay sự giúp đỡ”, anh chia sẻ.

Việc đảm bảo rằng tất cả các nhân viên hiểu rõ tầm nhìn và các kế hoạch của công ty trong tương lai là một nội dung quan trọng khác được anh chú tâm chuẩn bị trước.  

“Trong suốt những buổi thử nghiệm bàn giao công việc thực hiện vào mỗi chiều thứ 6, tôi đều trình bày kế hoạch sắp tới của công ty, giải thích cho nhân viên những gì quan trọng và tại sao lại là quan trọng đối với chúng tôi”, anh nói.

“Những cuộc nói chuyện như thế này giúp họ dễ dàng ra quyết định hơn khi tôi đi vắng, và vì hiểu rõ nên họ có giải pháp xử lý phù hợp, không lãng phí thời gian, không bị đi sai hướng”.

Trong thời gian nghỉ phép, Tank chỉ ghé qua văn phòng đúng 3 lần để kí các giấy tờ quan trọng. Anh cũng chỉ mất khoảng 30 phút mỗi ngày kiểm tra email, chuyển tiếp thư quan trọng tới những người chịu trách nhiệm giải quyết. Anh đã không thực hiện bất cứ cuộc gọi hay gặp mặt trực tiếp nào liên quan đến công việc ở công ty.

KẾT QUẢ

Buông bỏ nhiệm vụ và ủy thác cho nhân viên khiến Tank nhận ra rằng anh trước đây anh đã nắm giữ quá nhiều việc theo thói quen hoặc quen thích kiểm soát.

“Với việc để cho người khác làm, tôi đã lo là nếu bố trí sai công việc sẽ gây ra những tác hại khủng khiếp cho công ty”.

“Nhưng ngược lại, trong hầu hết các trường hợp, các nhiệm vụ đã được thực hiện tốt hơn. Điều ngạc nhiên nhất là hóa ra có nhiều việc tôi làm còn tệ hơn nhân viên, có lẽ vì tôi không thể tận tâm tận lực dành đủ thời gian cho nó", Tank nói.

Tank cũng hiểu rõ hơn về vai trò của mình.

“Chúng ta thường có nguy cơ bị mắc trong đống cỏ dại bùng nhùng và không nhìn ra được bức tranh lớn" anh nói.

“Là lãnh đạo, chúng ta cần dành nhiều thời gian ‘đứng trên’ hoạt động kinh doanh hơn thay vì ‘ở trong’ nó, để chúng ta có thể hình dung được tương lai và định hướng kinh doanh theo tầm nhìn đó.

Điều này giúp giải quyết các vấn đề vẫn gây cản trở cho sự phát triển của công ty. Và chúng ta chỉ có thể làm được điều đó khi chúng ta ủy quyền giải quyết công việc hợp lý. Thời gian 3 tháng không làm việc ở JotForm đã giúp tôi thực hiện tốt hơn việc ủy quyền này”.

Trở lại văn phòng sau 3 tháng, Tank thấy một công ty mạnh hơn.

“Các công việc được thực hiện hiệu quả hơn và nhanh hơn. Các nhân viên nhận thức rất cao về sứ mệnh của chúng tôi”, anh cho biết thêm. “Tinh thần làm việc nhóm lên cao không ngờ”.

3 tháng vắng mặt cũng thể hiện được ưu tiên của Tank.

“Hầu hết các công ty chỉ nói mấy lời đầu môi về cân bằng công việc với cuộc sống. Nhưng tôi nghĩ việc cân bằng đó thực sự quan trọng, rất quan trọng nếu nhân viên của tôi cũng thực hiện được điều đó”.

“Tôi cố gắng tạo ra một tấm gương tốt cho họ bằng cách dành thời gian cho gia đình mình, và tôi muốn nhân viên của tôi cũng có thể làm được như vậy”.

“Tôi còn thu được một lợi ích cực kì to lớn, đáng giá hơn nhiều nữa. Bé trai 3 tháng tuổi mỉm cười với tôi khi nhìn thấy bố bởi chúng tôi có mối quan hệ thật gần gũi, và cậu con trai hai tuổi rưỡi chưa bao giờ yêu bố đến vậy, bé đạt được những tiến bộ vượt bậc về thể chất và kĩ năng nói vì tôi có thể dành nhiều thời gian cho bé”, anh hài lòng kết luận.

Hà - Khởi nghiệp sáng tạo