Kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa cho quán cà phê, giúp quán ổn định để phát triển kinh doanh

Các nhà cung cấp thuộc phân loại “hơi bị mệt mỏi” để suy xét và lựa chọn là cung cấp nguyên liệu cà phê, cung cấp nước đá, nhà cung rau củ quả.

Đã có rất nhiều bài viết nói về dịch vụ khách hàng hoàn hảo cho quán cafe nhưng có ít bài viết đề cập đến “sản xuất hoàn hảo” cho quán. Có thể chủ đề dịch vụ khách hàng thì dễ viết hơn vì cơ bản dịch vụ khách hàng là tương tự nhau cho mọi loại hình, mọi mô hình kinh doanh. Còn chủ đề sản xuất hoàn hảo cho quán cafe thì nó khá là đặc thù, đặc thù với mỗi mô hình khác nhau, kể cả đặc thù cho từng quán, cho từng cách quản lý nữa, nên khó có bài viết tổng hợp về chủ đề này. Do đó, mục tiêu của tôi với chia sẻ này cũng chỉ đề cập đến một góc nhìn đó là “kinh nghiệm chọn nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa cho quán cafe giúp quán ổn định để phát triển kinh doanh”.

Một quán cafe có khá nhiều nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa như:

- Nhà cung cấp nguyên liệu cafe hạt, cafe bột.

- Nhà cung cấp trái cây, rau củ quả.

- Nhà cung cấp nước ngọt, đường sữa, máy móc công cụ dụng cụ…

- Nhà cung cấp nước đá.

- ….

1. Tại sao cần phải chọn nhà cung cấp ổn định?
- Nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản xuất. Nếu nhà cung cấp thiếu ổn định thì việc chất lượng thành phẩm tạo ra cũng kém ổn định, điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận “ngon - dở - phù hợp - hay không phù hợp” với khách hàng.

- Khi mở quán cafe chắc chắn sẽ có rất nhiều, thậm chí vô cùng nhiều nếu quán cafe của bạn ở khu vực trung tâm, các nhà cung cấp dịch vụ, thường là các bạn kinh doanh, sẽ đến gặp gỡ và tư vấn sản phẩm. Có hàng chục hãng cafe hạt, cafe bột đến mời bạn thử “chất lượng hoàn hảo” của họ với chính sách bán hàng tuyệt vời, hậu mãi chu đáo… Sẽ có hàng trăm bạn salesman đến để gặp gỡ với mong muốn trở thành nhà cung cấp ổn định cho quán. Vì vậy bạn cần phải lực chọn nhà cung cấp ổn định, chứ nếu chỉ độc quyền như “ông điện và chị nước” thì đố mà bạn dám “lựa và chọn” đấy!

2. Kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa cho quán cafe giúp quán ổn định để phát triển kinh doanh.
- Đầu tiên là cần xác định rõ ràng về định vị sản phẩm/dịch vụ, giá bán bạn muốn đem lại cho khách hàng. Một định vị sản phẩm cao cấp sẽ khác với sản phẩm trung lưu và khác xa khi định vị là sản phẩm cấp thấp phục vụ giới bình dân ít tiền. Đối với người tiêu dùng họ thường nhìn vào 2 thứ để cảm nhận quán cafe của bạn định vị như thế nào, tức phục vụ đối tượng nào, đó là hình thức của quán (quy mô, kiến trúc, bài trí…) và giá bán của menu. Nhắc lại là cần xác định thật rõ ràng cái định vị này.

- Tiếp theo là lên danh sách các nhà cung cấp có chất lượng - giá bán - khả năng đáp ứng phù hợp với định vị của quán để bắt đầu suy xét lựa chọn đối tác. Việc này cần thực hiện sớm và nên hoàn thành trước khi quán khai trương ít nhất 1 tuần, đó là khoảng thời gian còn có thể điều chỉnh, đừng để đến ngày khai trương mà mọi việc còn chưa đâu ra đâu cả. Ví dụ, bạn định vị ly cafe đá có giá bán là 25.000 đồng thì không thể lấy loại nguyên liệu hạt cafe arabica có giá cao ngất là 500.000 đồng/kg và cũng không chọn “loại cafe không phải từ cafe” cháy khét với giá 50.000 đồng/kg. Nguyên lý chung đó là giá vốn nguyên liệu thức uống chỉ nên từ 10 - 35% giá bán, vượt quá ngưỡng này thì sẽ nguy hiểm đấy.

- Trong các nhà cung cấp thì chọn nhà cung cấp nước đóng lon như nước ngọt, nước suối, bia, cung cấp máy móc dụng cụ… là đơn giản nhất, vì sự chuẩn hóa của sản phẩm dạng này. Vì vậy bạn cần chọn ngay nhà cung cấp ổn định và lời khuyên của tôi là nên chọn nhà cung cấp uy tín ở gần quán, vì thường giá bán các món này rất cạnh tranh, không chênh lệch nhiều từ các nhà cung cấp mà bạn hãy quan tâm đến khả năng đáp ứng nhanh chóng.

- Các nhà cung cấp thuộc phân loại “hơi bị mệt mỏi” để suy xét và lựa chọn là cung cấp nguyên liệu cà phê, cung cấp nước đá, nhà cung rau củ quả.

       + Bài toán nước đá thấy đơn giản nhưng khi đi sâu vào thực tế thì không đơn giản chút nào bởi nhà cung cấp nước đá có dăm ba loại, loại tốt nhất thì đá trong như pha lê, lâu tan trong nước nên giữ vị thức uống tốt, loại xấu hơn thì đá màu đục, còn nếu đầu tư luôn máy làm nước đá thì cần cân nhắc lợi hại đầu tư, vì máy làm nước đá không hề rẻ, chi phí vận hành cũng không thấp song nếu sản lượng bán ra nhiều thì đáng để đầu tư đấy.

       + Còn với trái cây, rau củ quả cũng là vấn đề cần suy xét. Có nhiều quán chọn cách chủ động đi chợ để lựa chọn - đó là cách hay vì rau củ quả biến động rất lớn, kênh chợ thì đa dạng nhưng tốn công sức và cũng đòi hỏi kinh nghiệm chọn mua. Có quán lại chọn cách tìm “người bỏ mối” - thường là những người bán trái cây, rau củ quả và có dịch vụ chuyên bỏ hàng cho kênh quán. Lựa chọn kênh “bỏ mối” thì tiện lợi, hàng hóa ổn định và dĩ nhiên là giá cả cũng phải phù hợp chứ không quá rẻ được đâu nhé. Cái khổ tâm nhất với quản lý người bỏ mối là tư duy theo “kiểu chợ” nên hay có tình trạng thời gian đầu cung cấp hàng chất lượng nhưng về sau thì có xu hướng giảm xuống, do đó cần giám sát và có báo cáo từ bộ phận bar/bếp để nắm tình hình mà đàm phán hoặc tiếp tục chọn… chọn…. và chọn… nhà cung cấp.

       + Loại thức uống có doanh thu cao nhất chiếm từ 30 - 80% doanh thu bán hàng của quán thường là món cà phê, vì vậy bài toán lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu cà phê là quan trọng số 1. Khi bước vào thế giới hạt cà phê, pha chế cafe chế phin hay pha máy, là cả một thế giới rộng lớn lắm. Bởi lẽ chỉ cần có chút thay đổi xíu xiu thôi thì đã ra thành phẩm là các ly cafe khác nhau, chỉ cần nguyên liệu thay đổi hay thay đổi độ mịn của máy xay hay đơn giản là thời gian ủ cà phê khác nhau là ra thành phẩm khác nhau... Và thật may là có cafe pha máy (máy pha cafe không rẻ đâu nhé từ 60 - 150 triệu) thì khâu định lượng nguyên liệu, quy trình được chuẩn hóa nên có chất lượng khá ổn định. Tuy nhiên người uống cà phê Việt Nam có truyền thống là dùng cà phê chế phin với hương thơm từ phin cafe thật quyến rũ, có từng giọt cà phê rơi nữa và cái phin cafe thì rất rẻ nên có nhiều quán chọn cách pha phin… Tôi nói sơ qua như vậy để bạn thấu hiểu vấn đề này “cần phải xem nhà cung cấp nguyên liệu cafe là đối tác quan trọng, họ sẽ cùng bạn xây dựng thức uống cafe hợp với nhu cầu của quán”. Nhưng rất là khổ sở với chủ quán vì có hàng chục thậm chí nhiều trăm bạn salesman của các hãng cà phê lớn nhỏ đến và đều hứa hẹn “những điều tốt đẹp nhất”, nhưng bạn chỉ có thể chọn 1 - 2 đối tác. Do đó, cần đủ kiến thức và nghệ thuật để nhận biết đâu là nhà cung cấp nguyên liệu cà phê để hợp tác lâu dài, vì nếu chọn sai thì cái giá phải trả khá là đắt đỏ khi phải thay đổi nhà cung cấp hạt cà phê mới. Theo kinh nghiệm làm quán cafe của tôi thì hãy gặp trực tiếp từng đối tác để lắng nghe họ chia sẻ, lắng nghe cách họ trình bày về giải pháp của nguyên liệu cà phê, xem cách họ tạo ra một ly cafe mẫu trực tiếp tại quán, nghe cách họ điều chỉnh hương, chỉnh vị của cà phê… Và mấu chốt là phải tìm ra được đối tác nào là “nói thật làm thật”, vì chỉ có đối tác nói thật làm thật thì mới đồng hành cùng bạn kinh doanh lâu dài được, còn tất cả những sự màu mè chỉ là “hoa chiêu” để lấp liếm cái dối trá mà thôi. Trong thực tế khi làm quán tôi cũng đã phải trả giá cho việc lựa chọn sai đối tác, đôi tai của tôi bị “hoa chiêu” làm cho thấy êm dịu mà chọn lựa, sau này khi đi vào kinh doanh thì thật là vất vả về nguyên liệu hạt cà phê này.

Kinh doanh quán cà phê là có thử và có cả sai, không ai làm một lần là đúng ngay được, người làm đúng là người luôn dành tâm huyết cho quán và luôn luôn nghĩ ra cách để quản lý vận hành quán tốt hơn. Vì vậy nếu ai đó nói kinh nghiệm là không quan trọng thì tôi thiết nghĩ điều đó có thể đúng với lĩnh vực nào khách còn với lĩnh vực làm quán cafe thì nếu thiếu kinh nghiệm bạn sẽ trả giá bằng tiền, bằng công sức và kể cả thất bại. Do đó cách nhanh nhất và tiết kiệm nhất để có kinh nghiệm là hãy học hỏi từ những chia sẻ chân tình của người chủ quán khác, những người không giấu giếm điều gì với bạn cả, những người đáng tin cậy.

Cao Trung Hiếu