TP.HCM xem xét ứng dụng mô hình 'phòng họp không giấy'
Với mô hình "phòng họp không giấy" người chủ trì cuộc họp và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc.
Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong và Phó Chủ tịch Võ Văn Hoan nghe báo cáo về mô hình "phòng họp không giấy” và “ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh” vào chiều ngày 6/6.
Chiều 6-6, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong và Phó Chủ tịch Võ Văn Hoan đã nghe báo cáo về mô hình “phòng họp không giấy” và “ứng dụng giao việc tức thời và nhắc việc thông minh”.
Tại cuộc họp, đại diện tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) đã giới thiệu hai mô hình này.
Theo Đại diện Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT), với hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phòng họp không giấy tờ - VNPT eCabinet do VNPT nghiên cứu, thực hiện nhằm mục tiêu giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
Theo đó, VNPT eCabinet bao gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.
Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp…
Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, từ đó ai vắng mặt người chủ trì sẽ biết được ngay lập tức. Chức năng này giống như điểm danh tức thời, thay vì phải mất thời gian điểm danh như những cuộc họp trước đây. Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp.
Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác.
Đối với ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh, ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Theo đại diện VNPT, ứng dụng này tạo nên môi trường làm việc hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên trong quá trình trao đổi, giao việc và quản lý công việc với những tính năng ưu việt và tiện lợi.
Trước hai mô hình này, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong cho biết UBND TP sẽ nghiên cứu, xem xét để triển khai trong thời gian tới.
Theo Nam Nguyễn - Khám phá
