Phương pháp 5s: Không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý, mà còn là văn hoá doanh nghiệp

5S là phương pháp tổ chức, phát triển và duy trì một khu vực làm việc có hiệu quả theo 5 bước có tên viết tắt từ 5 chữ S trong tiếng Nhật, chuyển sang tiếng Anh và tiếng Việt bao gồm:

Seiri - Sort - Sàng lọc

Seiton - Set in order - Sắp xếp

Seiso – Shine - Sạch sẽ

Seiketsu – Standardize - Săn sóc

Shitsuke – Sustain - Sẵn sàng.

5S là nền tảng cơ bản để loại bỏ lãng phí và liên tục cải tiến về chất lượng, năng suất, an toàn và hiệu quả. Trong đó:

Sàng lọc có nghĩa là phân loại và loại bỏ các vật dụng không cần thiết nhằm tái tổ chức khu vực làm việc một cách khoa học, thông thoáng và hữu ích, loại bỏ sự cản trở trong việc tìm kiếm, tiếp cận và sử dụng trang thiết bị, dụng cụ, hóa chất… trong khi làm việc.

Sắp xếp là sắp đặt những vật dụng cần thiết tại nơi làm việc một cách hiệu quả, phù hợp với tư thế lao động và các tiêu chí FIFO để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, và dễ trả.

Sạch sẽ là thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể khu vực làm việc, vệ sinh trang thiết bị, dụng cụ, bảo trì tự quản theo hướng phát hiện, ngăn ngừa và loại bỏ tình trạng bất thường, nguồn gốc bụi bẩn, hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng tuổi thọ và độ chính xác của trang thiết bị kiểm ngiệm.

Săn sóc là xác định và thiết lập những tiêu chuẩn hướng dẫn, phương thức qui trình thực hiện nhằm đảm bảo mọi người làm theo một cách “tốt nhất” 3S kể trên. Việc thực hành và nâng cao các tiêu chuẩn theo hướng quản lý trực quan sẽ thúc đẩy công tác cải tiến các hoạt động 3S dẫn đến hoàn thiện hóa hệ thống 5S trong toàn doanh nghiệp.

Sẵn sàng là xây dựng danh mục kiểm tra, kế hoạch kiểm tra đánh giá và giám sát mức độ tuân thủ 4S kể trên của các phòng ban liên tục phân tích các vấn đề và đưa ra giải pháp, chiến dịch thi đua khen thưởng, cải tiến… dần tạo nên một thói quen, thái độ và văn hóa doanh nghiệp trong việc thực hiện 5S.

Còn quản lý trực quan là hệ thống các phương tiện thông tin, bảng tín hiệu, hình ảnh, mã hoá màu sắc, và sơ đồ… được tiêu chuẩn hoá để xây dựng một ngôn ngữ trực quan giao tiếp chung ở nơi làm việc. Phương pháp này cho phép tổ chức và kiểm soát môi trường làm việc nhằm đảm bảo chất lượng đồng bộ, hỗ trợ nhận biết ngay các điều kiện tiêu chuẩn bình thường và bất kỳ sự sai lệch ra khỏi tiêu chuẩn, lãng phí (từ cái nhìn đầu tiên).

Hiện nay, tại Việt Nam 5S đang dần trở thành một công cụ rất phổ biến được áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp FDI thuộc nhiều lãnh vực từ sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, công nghệ, v.v… Dưới đây là sơ đồ mô hình 5S hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp Việt áp dụng trong quản lý.